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Repanet Praxistipp: So werden Sie aus Ihrer Buchhaltung schlau

Ist mein Unternehmen auf Erfolgskurs? Wer diese Frage nicht nur aus dem Bauch heraus beantworten will, sollte sich regelmäßig seine Kennzahlen anschauen. Denn hieraus lassen sich Stärken und Schwächen sowie Fehlentwicklungen ableiten. Voraussetzung hierfür ist es allerdings, dass die Buchhaltung ordentlich und möglichst spezifisch geführt wird. Dazu gehören auch passgenaue betriebswirtschaftliche Auswertungen. Mit diesen Tipps von Repanet Berater Michael Zülch können Kfz-Betriebe ihre Buchhaltung mit wenig Aufwand optimieren.

Ein klarer Blick auf die wirtschaftliche Lage ist für jeden Werkstattinhaber wichtig. Denn nur so kann er die richtigen Entscheidungen treffen und nachhaltig erfolgreich sein. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist hierbei ein wichtiges Planungs- und Steuerungsinstrument, mit dem Unternehmer die betrieblichen Zahlen regelmäßig überprüfen und analysieren können. Denn die BWA zeigt den aktuellen Stand eines Unternehmens, hilft beim Erkennen möglicher Schwachstellen und gibt Betrieben die Möglichkeit, geeignete Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.  

Voraussetzung, um eine Betriebswirtschaftliche Auswertung durchführen zu können, ist eine möglichst spezifische Buchhaltung. Laut Repanet Berater Michael Zülch gibt es dabei allerdings ein Problem: Diese wird von Kfz-Betrieben oftmals nur rudimentär und nach einem standardisierten Verfahren geführt. „Man erkennt überhaupt nicht, ob es sich um einen Lackierbetrieb oder beispielsweise einen Bäcker handelt.“ Sein Rat: „Betriebe brauchen ein spezifischeres Buchungssystem.“ Der Diplom-Betriebswirt aus Bergisch Gladbach weiß, worauf es bei einer aussagekräftigen kaufmännischen Buchhaltung ankommt.

1.    Kostenstellen richtig zuweisen

Bei Betrieben mit mehr als einem Geschäftsbereich empfiehlt es sich, die einzelnen Buchungen den entsprechenden Geschäftsfeldern zuzuweisen. Auf diese Weise können Firmeninhaber die Bereiche separat auswerten und nachvollziehen, welche Abteilung wie rentabel ist. Auch Paint- und Non-Paint-Produkten sollten für eine bessere Übersicht innerhalb einer Abteilung entsprechend gekennzeichnet werden.

Ein weiterer Knackpunkt sind die kalkulatorischen Kosten: „Posten wie Unternehmerlöhne, Abschreibungen oder Mieten für die Nutzung von Eigenkapital beziehungsweise von eigenen Gebäuden werden häufig nicht mit abgebildet. Dabei sind sie ein wichtiger Bestandteil der Kostenrechnung und zur Darstellung des gesamten Güterverbrauchs notwendig. Sie können darüber hinaus bei wichtigen Unternehmensentscheidungen helfen“, weiß Repanet Berater Michael Zülch. Daher sein Appell: „Sowohl tatsächliche als auch kalkulatorische Kosten sollten in der Buchhaltung abgebildet werden.“

2.    Wachsam und zeitnahe buchen

Eine weitere wichtige Faustregel lautet: Ein Steuerberater oder Buchhalter sollte die Buchhaltung regelmäßig prüfen und bei Unstimmigkeiten nachfragen. „Das mag vielleicht banal klingen. Doch weiß ich aus meiner langjährigen Erfahrung, dass das nicht immer der Fall ist. Dabei ist es wichtig, um Fehler zu vermeiden,“ so Zülch.

Zudem müssen Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung laufend gebucht werden. Der Sinn und Zweck einer kaufmännischen Buchführung liegt nicht darin, Belege stapelweise zu sammeln, um sie dann irgendwann in die Buchhaltung zu übertragen. Der Tipp des Experten: „Quittungen und Rechnungen sollten nicht länger als drei Wochen liegen bleiben.“

3.    Betriebswirtschaftliche Kennzahlen überprüfen und vergleichen

Unternehmer sollten ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen kennen. „In der Praxis ist das leider nicht immer der Fall“, weiß Michael Zülch und hat als unterstützende Maßnahme den Kennzahlen-Kompass entwickelt, den ersten Online-Betriebsvergleich in der Karosserie- und Lackierbranche. Die Nutzer geben hierbei eine Reihe betrieblicher Daten in eine übersichtliche Datenmaske ein. Danach erhalten sie sofort ihre individuelle Kennzahlen-Auswertung – auch für die letzten Vergleichszeiträume – und können nach dem Ende des Eingabezeitraums erkennen, wie sie im Vergleich mit ähnlich aufgestellten Kfz-Betrieben abschneiden.

Anhand eines Ampelsystems sieht der Inhaber, ob sein Betrieb gut dasteht und wo eventueller Optimierungsbedarf besteht. „Wer den Kennzahlen-Kompass kontinuierlich nutzt, kann die betriebswirtschaftliche Entwicklung seines Betriebs detailliert verfolgen, analysieren und dokumentieren“, erklärt der Experte. „Das bedeutet für eine Werkstatt mehr Transparenz und Orientierung, und das kommt der betriebswirtschaftlichen Steuerung zugute.“

4.    Externe Beratung in Anspruch nehmen

Betriebswirtschaftliche Zahlen geben oft bereits sehr konkrete Hinweise, wo der Betrieb sich verbessern kann. „Aber sie müssen richtig interpretiert werden, um passgenaue Handlungsempfehlungen ableiten zu können. Die eigentliche Arbeit fängt dann nämlich erst an.“ Auf Wunsch unterstützt Michael Zülch Betriebe mit einer weiterführenden Beratung – per Telefon oder auch persönlich vor Ort. „Der Blick von außen ist immer ratsam, da externe Berater mit der sogenannten neutralen Brille auf die Zahlen und Prozesse schauen.“ Nicht selten ergeben sich am Ende Verbesserungsvorschläge, auf die der Werkstattinhaber selbst gar nicht gekommen wäre. „Es gibt immer Stellschrauben, an denen es sich zu drehen lohnt“, so Zülch.

Das Resümee des Diplom-Betriebswirts: Eine strukturierte Aufbereitung der Kosten vereinfacht Schlussfolgerungen und die Maßnahmenplanung für Unternehmen. „Wir stellen Werkstattinhabern gerne eine Muster-BWA speziell für Kfz-Betriebe zur Verfügung.“ Und auch sonst steht Michael Zülch für Beratungen und Trainings im Bereich Betriebswirtschaft, Finanzierung, Kundenstruktur- und Geschäftsfeldanalyse zur Verfügung. Weitere Auskünfte erteilt das Repanet Service-Center unter der kostenlosen Telefonnummer 0800 2737 263. Informationen zum Kennzahlen-Kompass findet man hier: www.kennzahlen-kompass.de

Über Repanet

Repanet ist das internationale Netzwerk ausgezeichneter freier Fachbetriebe der Karosserie- und Lackierbranche. In 16 europäischen Ländern bieten rund 700 Repanet Werkstätten hochqualitative Reparaturlackierungen und kundenorientierten Service zu fairen Preisen. Mehr als 650.000 Fahrzeuge aller Marken werden jährlich entsprechend den Herstelleranforderungen bei den Repanet Betrieben professionell repariert. Autofahrer aus ganz Europa, Autohäuser aller Marken sowie führende Versicherungen, Flotten und Leasinggesellschaften zählen zu den Kunden der Repanet Werkstätten.

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